Hóa đơn điện tử sử dụng trong giao dịch mua bán hàng hóa của doanh nghiệp, lựa chọn giải pháp nào để tối ưu hóa công việc kế toán tại doanh nghiệp mình ?
Vấn đề đặt ra cho chúng ta ở đây là :
- Chọn nhà cung cấp hóa đơn nào để mua dịch vụ hóa đơn điện tử ?
- Giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào như thế nào ?
- Số hóa và lưu trữ tài liệu doanh nghiệp như thế nào tiện tra cứu, quản lý ?
- Lựa chọn phần mềm kế toán nào phù hợp yêu cầu ?
Chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử:
Thị trường hiện nay rất nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử VNPT, hóa đơn điện tử Viettel, hóa đơn điện tử BKAV, hóa đơn điện tử Mắt Bão… Khách hàng rất khó lựa chọn nếu không am hiểu. Theo kinh nghiệm tích hợp phần mềm kế toán cho một số doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thì hóa đơn điện tử VNPT và hóa đơn điện tử Viettel là những ứng cử viên sáng giá cho khách hàng lựa chọn.
Giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào
Hóa đơn điện tử là dữ liệu điện tử lưu giữ thông tin về hóa đơn. Hóa đơn điện tử không phải là tờ hóa đơn như thông thường. Vì thế sẽ không xảy ra việc mất mát hóa đơn điện tử như trong trường hợp hóa đơn giấy. Trừ trường hợp dữ liệu điện tử của bạn bị hack, bị virus. Bạn không cần lo vấn đề này vì trách nhiệm thuộc về nhà cung cấp hóa đơn điện tử của bạn.
Khi mất bản thể hiện của hóa đơn thì sao ? Rất đơn giản bạn chỉ cần đăng nhập vào trang web cung cấp hóa đơn điện tử download về. Ở đây phát sinh vấn đề hơi bị khó 1 chút. Bạn có 100 khách hàng cung cấp hàng hóa dịch vụ cho bạn, bạn phải nhớ địa chỉ trang web và mã số bí mật của hóa đơn để đăng nhập và download. Đó chính là vấn đề nam giải, nhức não vì mỗi hóa đơn có một mã số bí mật riêng, chỉ bạn mới biết.
Cách thực hiện
Lưu giữ file khoa học :
– Tạo một thư mục lưu giữ hóa đơn đầu vào, trong đó mỗi nhà cung cấp tạo một thư mục con lưu tất cả file hóa đơn của nhà cung cấp này vào đó.
– Đặt tên file dễ nhớ và dễ phân biệt khi tìm kiếm ví dụ 2020_DH20E_0000001 (năm phát hành,ký hiệu, số hóa đơn). Khi tìm file chỉ cần lựa chọn theo tiêu chí, ví dụ muốn tìm hóa đơn số 0000009 chỉ cần gõ tên *0000009* vào bộ lọc tìm file là ok ngay.
– Ghi chú lại và bàn giao thông tin ghi chú khi có sự thay đổi về nhân sự (người sau mới vô làm mà không biết thông tin này thì bó tay luôn)
Tìm phần mềm quản lý ghi chú (khả thi, nhưng mất phí mua phần mềm)
Sử dụng phần mềm kế toán có chức năng quản lý ghi chú, lưu trữ file số hóa (tối ưu nhất, quản lý mọi cái trong 1).
Số hóa, Lưu trữ tài liệu doanh nghiệp.
Hồ sơ doanh nghiệp thì khỏi nói, là một kho khủng luôn, đủ thứ nào là đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế, hồ sơ nhân sự,hồ sơ phòng cháy chữa cháy,….. lu xu bu, tối tăm cả mày mặt mỗi khi lục tìm hồ sơ. Vậy phải làm sao ?
Lưu trữ bản gốc khoa học:
– Phân loại hồ sơ:
+ Phân loại hồ sơ lưu trữ theo từng thứ bậc và lưu trữ theo thứ bậc này:
Hồ sơ doanh nghiệp gồm :
Giấy phép thành lập, đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế,đăng ký tài khoản ngân hàng, hồ sơ PCCC … có liên quan đến pháp lý của doanh nghiệp. Ta phân thành từng loại cụ thể lưu trữ vào khu vực riêng biệt (Tủ số 01/ ngăn 2-3, bìa còng,….)
+ Phân loại hồ sơ theo năm/tháng (hồ sơ, sổ sách kế toán, loại chứng từ kế toán, loại hóa đơn):
Sổ kế toán, phiều thu, phiếu chi, hóa đơn điện tử đầu vào ,đầu ra, chứng từ ngân hàng,…
Tất cả hồ sơ lưu trữ đều có nhãn là bảng danh sách dán phía ngoài tiện tra cứu. Khi cần chỉ cần 3 nốt nhạc là ok tìm ra ngay, khỏi bù đầu lục từ a đến z.
Số hóa tài liệu quan trọng: Chỉ khả thi khi bạn có máy scan hoặc điện thoại thông minh.
Scan hoặc chụp ảnh hồ sơ và lưu thành file theo từng thứ bậc như tương tự hồ sơ gốc (mở riêng 1 thư mục, trong đó tại các thư mục con tương ứng với loại hồ sơ và lưu file vào đó.
Dùng phần mềm có chức năng quản lý file để lưu trữ (có cái này thì tuyệt vời)
Khi cần tra cứu nhanh thông tin hoặc cung cấp bản sao không cần công chứng, bạn chỉ cần in ra và đóng dấu doanh nghiệp, sếp ký sao từ bản gốc lưu tại doanh nghiệp là ok, khỏi lục tung bù đầu bản gốc cho đỡ khổ.
Lựa chọn phần mềm kế toán
Bạn xem tại đây Việc cần làm sau khi đăng ký kinh doanh
Chém gió một chút cùng các bạn. Cảm ơn vì đã đọc.
- Các bạn có nhu cầu tư vấn về phần mềm kế toán vui lòng liên hệ tại đây.
- Các bạn có nhu cầu dùng thử phần mềm kế toán xin vui lòng Download tại đây
- Tham khảo phần mềm kế toán KVIETPRO xin vui lòng xem tại đây
Hoàn thuế gtgt hàng xuất khẩu theo thông tư 80 – Thủ tục kế toán cần biết
TRÌNH TỰ, THỦ TỤC HOÀN THUẾ GTGT HÀNG XUẤT KHẨU THEO THÔNG TƯ 80/2021/TT-BTC I. [...]
Download hóa đơn điện tử từ trang hóa đơn điện tử – Nhanh 102
Tiện ích download hóa đơn do Công ty TNHH MTV Giải Pháp Phần Mềm Việt [...]
Mức trích nộp BHXH năm 2024
Người tham gia BHXH bắt buộc bao gồm người lao động là người Việt Nam [...]
HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ – CHỌN PHẦN MỀM KẾ TOÁN TỐT 1
Hóa đơn điện tử sử dụng trong giao dịch mua bán hàng hóa của doanh [...]
Kế toán cần làm gì sau khi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh
Kế toán cần làm gì sau khi đăng ký kinh doanh Sau khi doanh nghiệp [...]
PHÂN LOẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA THEO NGHỊ ĐỊNH 39/2018/NĐ-CP
Phân loại doanh nghiệp nhỏ và vừa để lựa chọn chế độ kế toán, phần [...]
Không phải nộp mẫu 06/GTGT đăng ký phương pháp nộp thuế GTGT khấu trừ đối với doanh nghiệp có doanh thu dưới 1 tỷ đồng
Kể từ ngày 5/11/2017 thông tư 93/2017/TT-BTC của Bộ Tài Chính có hiệu lực : [...]
Tiêu chí phân loại qui mô doanh nghiệp
Căn cứ vào Nghị định số 56/2009/NĐ-CP ngày 30 tháng 6 năm 2009 của Chính [...]