Sau khi doanh nghiệp đã được cấp đăng ký kinh doanh, công việc chủ doanh nghiệp, kế toán cần làm theo trình tự như sau:

1. Bố cáo thành lập doanh nghiệp.

2. Khắc dấu và thông báo mẫu dấu đến sở Kế Hoạch Đầu Tư trước khi sử dụng.

Qui định về con dấu:

– Hình thức con dấu : Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau: Tên doanh nghiệp, Mã số doanh nghiệp

– Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

– Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.

3. Mua chữ ký số, mở tài khoản ngân hàng và đăng ký tài khoản ngân hàng với Sở Kế Hoạch Đầu Tư.

+ Về chữ ký số: Các bạn nên chọn những nhà cung cấp uy tín như: Viettel, VNPT, FPT, BKAV …

+ Liên hệ trực tiếp ngân hàng mà bạn muốn mở tài khoản (giấy tờ mang theo gồm : CMND hoặc CCCD của người đại diện theo pháp luật, chứng nhận đăng ký kinh doanh, con dấu)

+ Thông báo tài khoản ngân hàng với Sở Kế Hoạch Đầu Tư (xem video tại đây).

4. Đăng ký các loại thuế phải nộp, chọn phương pháp nộp thuế GTGT (thuế giá trị gia tăng) và TNDN (thuế Thu nhập doanh nghiệp), khai và nộp thuế môn bài.

Cách đăng ký các loại tờ khai thuế: xem tại đây

Về thuế môn bài: Xem tại đây 

Cách nộp thuế môn bài qua mạng : xem tại đây

5. Mua và đăng ký phát hành hoá đơn điện tử với cơ quan thuế.

Chọn các nhà cung cấp hoá đơn điện tử như Viettel, VNPT, BKAV,.. có uy tín. Trình tự thực hiện :

+ Lựa chọn mẫu do nhà cung cấp thiết kế

+ Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

+ Lập thông báo Phát hành hóa đơn điện tử 

+ Ký số vào hóa đơn điện tử  mẫu

Cả 3 công văn trên lập đồng thời và gửi cùng lúc tới cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử (hoặc in ra gửi bằng bản cứng tới cơ quan thuế). Khi bạn mua hoá đơn điện tử, nhà cung cấp hoá đơn sẽ hướng dẫn và hỗ trợ bạn làm thủ tục này, bạn không cần bận tâm.

6. Mua phần mềm kế toán hỗ trợ xuất hoá đơn điện tử.

Về phần mềm kế toán có hỗ trợ xuất hoá đơn điện tử hiện có rất nhiều nhà cung cấp, với giá cả khác nhau từ vài trăm ngàn cho đến vài chục, vài trăm triệu. Vì vậy nên các bạn nên cân nhắc nhu cầu thực tế quản lý của doanh nghiệp mình và tình hình tài chính lựa chọn phù hợp. 

+ Nếu qui mô kinh doanh của DN các bạn nhỏ, không phức tạp bạn có thể chọn lựa những phần mềm kế toán gọn nhẹ, không phức tạp trong việc nhập liệu, tránh trường hợp “dùng dao mổ trâu cắt cổ gà“, nhập liệu quá phức tạp trong khi nhu cầu của DN bạn không cần đến (quá nhiều vùng dữ liệu thừa, thừa chức năng không cần dùng, thiếu chức năng cần thiết,…) sẽ gây lãng phí và hiệu ứng ngược (nhập liệu phức tạp sẽ dễ gây sai sót và không hiệu quả).

Tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán là :
  • Màn hình nhập liệu không phức tạp, không có vùng dữ liệu thừa, trình bày giống thực tế. Có hướng dẫn theo ngữ cảnh (nhấn F1 hiện hướng dẫn đề người dùng tham khảo cách nhập liệu).
  • Ràng buộc dữ liệu logic (VD: không xoá được khách hàng khi phát sinh giao dịch, không xoá được hoá đơn khi đã phát hành, … để an toàn dữ liệu).
  • Trình tự nhập liệu khoa học, dễ dàng, linh động, ví dụ: Khi làm phiếu chi cho khách hàng mới không nhất thiết phải thoát ra bổ sung khách hàng mới, rồi quay lại làm lại phiếu chi (mất thời gian). Có thể bổ sung khách hàng mới ngay khi đang lập phiếu chi mà không cần thoát ra,…
  • Tích hợp xuất hoá đơn điện tử dễ dàng. 
  • Báo cáo số liệu bất kỳ thời gian nào (từ ngày … đến ngày …).
  • Tương thích với phần mềm HTKK của cơ quan thuế về báo cáo tài chính.
  • Dữ liệu không hoàn chỉnh không thể save được, có thông báo cảnh báo để an toàn dữ liệu, ví dụ lập phiếu chi tạm ứng không thể save được khi người dùng quên nhập mã nhân viên tạm ứng, phần mềm thông báo yêu cầu nhập bổ sung,…
  • Có phân quyền cho từng bộ phận, từng người sử dụng đối với từng chức năng.
  • Có lệnh backup dữ liệu hàng ngày hoặc bất kỳ thời gian (lưu dự phòng dữ liệu), có thể chép bản lưu dự phòng ra ngoài cất trữ….
  • Lưu trữ tài liệu số (bản scan, file Excel, Word, tài liệu số hóa đơn điện tử đầu vào, đầu ra có liên quan), quản lý ghi chú
+ Nếu qui mô DN của bạn vừa, có nhu cầu quản lý theo đặc thù của riêng DN bạn, thì bạn không nên mua những phần mềm làm sẵn mà nên chọn 2 phương án:

PA1: Chọn phần mền kế toán có cấu trúc quản lý gần với nhu cầu của DN, yêu cầu nhà cung cấp hiệu chỉnh bổ sung thêm những vấn đề đặc thù của DN bạn và trả thêm chi phí (nên chọn PA này vì giá phí có thể chấp nhận được)

PA2: Đặt hàng nhà cung cấp thiết kế riêng phần mềm cho DN của bạn (giá sẽ cao do thiết kế riêng cho chỉ DN của bạn).

+ Về Chi phí phần mềm : Bao gồm 2 chi phí mua phần mềm kế toán và chi phí sử dụng. Bạn yêu cầu nhà cung cấp phần mềm kế toán tư vấn thật kỹ các vấn đề như sau trước khi quyết định mua:

  • Phần mềm được phép cài bao nhiêu máy ?, mỗi máy chi phí cài đặt là bao nhiêu ?
  • Qui mô dữ liệu tối đa được bao nhiêu mẫu tin, dung lượng database tối đa (để lường trước xem có phù hợp với qui mô hiện tại và tương lai của doanh nghiệp)
  • Chi phí đào tạo tính như thế nào (theo người sử dụng, theo số giờ hướng dẫn)
  • Chi phí hỗ trợ như thế nào, miễn phí hay có phí, phí là bao nhiêu, tính như thế nào
  • Chi phí mở rộng phần mềm theo yêu cầu của doanh nghiệp
    Bạn tổng hợp tất cả các loại chi phí trên sẽ ước tính chính xác chi phí phần mềm kế toán.
Chú ý quan trọng: Bạn không nên chỉ nhìn vào chi phí mua mà quên mất chi phí sử dụng khi lựa chọn phần mềm kế toán. Có thể chi phí sử dụng sau này có thể phát sinh rất lớn, lớn hơn cả chi phí mua phần mềm (trong quá trình sử dụng nhất định sẽ phát sinh các vấn đề hỏng hóc, lỗi, phát sinh chi phí khắc phục,…).

Dữ liệu kế toán có thể nói là rất quan trọng (liên quan đến nộp thuế, kinh doanh,công nợ,…) Vì vậy các bạn nên dùng thử trước khi quyết định mua phần mềm nào để tránh phiền phức về sau trong quá trình sử dụng.

  • Các bạn có nhu cầu tư vấn về phần mềm kế toán của công ty chúng tôi, xin vui lòng liên hệ tại đây.