Sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch mua bán hàng hóa doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp nào để tối ưu hóa công việc kế toán tại doanh nghiệp mình ?

Vấn đề đặt ra cho chúng ta ở đây là :

  1. Chọn nhà cung cấp hóa đơn nào để mua dịch vụ hóa đơn điện tử ?
  2. Giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào như thế nào ?
  3. Số hóa và lưu trữ tài liệu doanh nghiệp như thế nào tiện tra cứu, quản lý ?
  4. Lựa chọn phần mềm kế toán nào ?

Chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử:

Thị trường hiện nay rất nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử như VNPT, Viettel, BKAV,… vì vậy rất khó lựa chọn cho khách hàng nếu không am hiểu. Theo kinh nghiệm tích hợp phần mềm kế toán cho một số doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thì VNPT và Viettel là những ứng cử viên sáng giá cho khách hàng lựa chọn.

Giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Hóa đơn điện tử là dữ liệu điện tử lưu giữ thông tin về hóa đơn. HĐĐT không phải là tờ hóa đơn như thông thường. Vì thế sẽ không xảy ra việc mất mát hóa đơn điện tử như trong trường hợp hóa đơn giấy. Trừ trường hợp dữ liệu điện tử của bạn bị hack, bị virus. Bạn không cần lo vấn đề này vì trách nhiệm thuộc về nhà cung cấp hóa đơn điện tử của bạn, họ có giải pháp.

Khi mất bản thể hiện của hóa đơn thì sao ? Rất đơn giản bạn chỉ cần đăng nhập vào trang web cung cấp hóa đơn điện tử download về. Ở đây phát sinh vấn đề hơi bị khó 1 chút. Bạn có 100 khách hàng cung cấp hàng hóa dịch vụ cho bạn, bạn phải nhớ địa chỉ trang web và mã số bí mật của hóa đơn để đăng nhập và download. Đó chính là vấn đề nam giải, nhức não vì mỗi hóa đơn có một mã số bí mật riêng, chỉ bạn mới biết.

Làm sao đây ?

Lưu giữ file khoa học :

– Tạo một thư mục lưu giữ hóa đơn đầu vào, trong đó mỗi nhà cung cấp tạo một thư mục con lưu tất cả file hóa đơn của nhà cung cấp này vào đó.

– Đặt tên file dễ nhớ và dễ phân biệt  khi tìm kiếm ví dụ 2020_DH20E_0000001 (năm phát hành,ký hiệu, số hóa đơn), khi tìm file chỉ cần lựa chọn theo tiêu chí, ví dụ muốn tìm hóa đơn số 0000009 chỉ cần gõ tên *0000009* vào bộ lọc tìm file là ok ngay

– Ghi chú lại và bàn giao thông tin ghi chú khi có sự thay đổi về nhân sự (người sau mới vô làm mà không biết thông tin này thì bó tay luôn)

Tìm phần mềm quản lý ghi chú (khả thi, nhưng mất phí mua phần mềm)

Sử dụng phần mềm kế toán có chức năng quản lý ghi chú (tối ưu nhất, quản lý mọi cái trong 1).

Số hóa, Lưu trữ  tài liệu doanh nghiệp.

Hồ sơ doanh nghiệp thì khỏi nói, là một kho khủng luôn, đủ thứ nào là đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế, hồ sơ nhân sự,hồ sơ phòng cháy chữa cháy,….. lu xu bu, tối tăm cả mày mặt mỗi khi lục tìm hồ sơ. Vậy phải làm sao ?

Lưu trữ bản gốc khoa học:

– Phân loại hồ sơ:

+ Phân loại hồ sơ lưu trữ theo từng thứ bậc và lưu trữ theo thứ bậc này:

Hồ sơ doanh nghiệp gồm :
Giấy phép thành lập, đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế,đăng ký tài khoản ngân hàng, hồ sơ PCCC … có liên quan đến pháp lý của doanh nghiệp. Ta phân thành từng loại cụ thể lưu trữ vào khu vực riêng biệt (Tủ số 01/ ngăn 2-3, bìa còng,….)

+ Phân loại hồ sơ theo năm/tháng (hồ sơ, sổ sách kế toán, loại chứng từ kế toán, loại hóa đơn):

Sổ kế toán, phiều thu, phiếu chi, hóa đơn đầu vào ,đầu ra, chứng từ ngân hàng,…

Tất cả hồ sơ lưu trữ đều có nhãn là bảng danh sách dán phía ngoài tiện tra cứu. Khi cần chỉ cần 3 nốt nhạc là ok tìm ra ngay, khỏi bù đầu lục từ a đến z.

Số hóa tài liệu quan trọng: Chỉ khả thi khi bạn có máy scan hoặc điện thoại thông minh có camera (dùng tạm)

Scan hoặc chụp ảnh hồ sơ và lưu thành file theo từng thứ bậc như tương tự hồ sơ gốc (mở riêng 1 thư mục, trong đó tại các thư mục con tương ứng với loại hồ sơ và lưu file vào đó.

Dùng phần mềm có chức năng quản lý file để lưu trữ (có cái này thì tuyệt vời)

Khi cần tra cứu nhanh thông tin hoặc cung cấp bản sao không cần công chứng, bạn chỉ cần in ra và đóng dấu doanh nghiệp, sếp ký sao từ bản gốc lưu tại doanh nghiệp là ok. Khỏi lục tung bù đầu bản gốc cho đỡ khổ.

Lựa chọn phần mềm kế toán

Bạn xem tại đây http://vietdonghanh247.vn/nhung-viec-doanh-nghiep-can-lam-sau-khi-dang-ky-kinh-doanh-chon-phan-mem-ke-toan/

Chém gió một chút cùng các bạn. Cảm ơn vì đã đọc.

  • Các bạn có nhu cầu tư vấn về phần mềm kế toán của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ tại đây.